Načrtovanje, organizacija in razporejanje delovnega časa z Majo Voje⏱💎

Maja Voje je mednarodno uveljavljena podjetnica in navdušenka nad organizacijo, ki bolj kot »nine to five« urniku sledi svojemu bioritmu in navdihu. Svojo kariero je gradila v vodilnih tehnoloških podjetjih, kot sta Google in Rocket Internet (o, wau 🎉), več kot 300 ameriškim, nemškim, avstrijskim, švedskim, belgijskim in slovenskim podjetjem pa je pomagala razvijati strategije za rast. Ker je njen urnik poln obveznosti (obviously #girlboss 🤓), predavanj in poslovnih sestankov, smo Majo pocukali za rokav, da z nami deli svoje »trike« za učinkovito načrtovanje delovnega tedna👇🚀

1. Ali imaš lastno metodo pri načrtovanju tedna ali se poslužuješ kakšne že poznane tehnike?

Prisegam na kombinacijo tedenskih ciljev (rokovnik) in time-boxinga (časovni bloki v Google koledarju). Tedensko si zastavim 15 ciljev in 3 velike zmage. Vsako nedeljo med 9:00 in 10:00 načrtujem prihajajoči teden.

Čas za delo na zastavljenih ciljih imam rezeviran v koledarju in tako se ta dva sistema dopolnjujeta. Cilje berem vsak dan ali vsak drugi dan, na koncu tedna pa naredim “revizijo” koliko ciljev sem dosegla. V povprečju jih dosežem nekje 12 do 13 (od 15 zastavljenih ciljev).

Pišem tudi mesečne, četrtletne in letne cilje. Za letne cilje imava z možem tedenski “accountability check”. Za konec pa še nekaj smešnega – tudi naši psički imata svoje letne cilje. Ti so moji najljubši.

2. Načrtuješ tudi svoje vikende?

Ponavadi si v tednu vzamem pol enega ali en cel prost dan.

Vsak teden imam v nedeljo na meniju:

• 9:00 – 10:00: Tedenski pregled ciljev in načrtovanje novega tedna
• 10:00 – 11:00: Sestanek z Anžetom o najinih večjih, letnih ciljih in pregled napredka
• 11:00 – 12:00: Pripravo vsebin za družbena omrežja.

Nisem pristašica tega, da se teden deli na delovnike in vikende. Jaz delam, ko začutim »flow«. Včasih se to zgodi ob 4:45 zjutraj (kot zdaj, ko odgovarjam na vaša vprašanja), včasih v nedeljo popoldan. Ne maram prisiljenih rutin, ki zapovedujejo kdaj bi naj začela in končala z delom, zato raje sledim svojemu bioritmu in navdihu kakor »nine to five« urniku.

Verjamem, da ima življenje sezone. Med poletnim časom (cca. 2-3 mesece) ne delam skoraj nič; uživam na morju, berem, ideiram in sprejmem kakšen klic. Jeseni se začne sezona aktivnega dela in takrat ga imam res veliko. V tistem trenutku stisnem, naredim in se zahvalim za priložnosti.

3. Koliko vnaprej načrtuješ tedenske aktivnosti? Imaš v tednu ponavljajoče aktivnosti, druge pa dodajaš okoli teh?

Točno tako! Poleg rednih tedenskih obveznosti vedno najdem čas še za svoje cilje. To pomeni do 3 druženja na teden, dolge pasje sprehode in vse kar bi v tednu še rada naredila.

Ponavljajoči termini so zame zelo pomembni, saj s klienti gradim na dolgoročnih sodelovanjih. Imam veliko snemanj in nastopov na dogodkih kar pomembno vpliva na potek mojega tedna, saj se moram veliko in dobro pripraviti. Včasih mi je to vzelo bistveno več časa, z izkušnjami pa sem se naučila ta čas skrajšati na vsaj 2-3 ure priprav za posamezni projekt.

4. Kaj ti pomaga pri boljši produktivnosti?

Produktivnost je moje drugo ime in s tem res nimam težav. Vem zakaj delam, kaj je končni rezultat in kdo je odvisen od tega, da se lahko zanese name. Če je kakšen dan res neproduktiven, si dan olajšam s tem, da delam na manj zahtevnih nalogah ali pa se izobražujem. I get things done!

5. Kakšno vlogo imajo barve, ko načrtuješ svoje obveznosti?

Aktivnosti v Google koledarju imam barvno kodirane:

Rumena = prostočasne aktivnosti, telovadba, druženja s kolegi
Rdeča = pomembni nastopi in sestanki
Vsak klient s katerim delam na dolgi rok ima svojo barvo.

6. Kaj je v tvojem urniku “must have”?

Kosilo ob 12:00! Ker ne jem zajtrka (intermediate fasting), postanem tečna, če do 12:00 ne dobim hrane. Pri meni res nočete terminov ob 11:00😉

7. Kako proslaviš svoje mini tedenske uspehe?

V zvezek s cilji si napišem svoje občutke, veselje in se opomnem, da mi je uspelo (počutim se badass😎). Sem zelo tekmovalna oseba, zato me občutek, ko obkljukam opravljeno nalogo ali zadani cilj res totalno »nahajpa«.

Če obkljukam večji uspeh (mednarodna konferenca ali velik uspeh s stranko), še isti večer pade en res drag Wolt (dostava hrane), naslednji vikend pa shopping v Italiji.

8. Kaj sporočaš #simploobabes, ki bi rade v svoj urnik vnesle boljšo organizacijo svojega časa?

Nikakor se ne ujamite v mrežo navidezne zasedenosti. V svoj koledar ali rokovnik si lahko zapišemo praktično vse kar nam pade na pamet – zalivanje rož, sortiranje dokumentov, odgovarjanje na sporočila, itd. Ključ je, da se naučimo reči ne in da prioritiziramo katere so tiste aktivnosti, ki jih zavestno hočemo delati, ker nas bodo popeljale do naših ciljev. Pomembno si je tudi oprostiti, da kak dan ne gre vse po zastavljenem načrtu.

Naj koledar ne postane gospodar tvojega časa, ampak orodje, ki ga uporabljaj, da dosežeš svoje cilje. Bodi totalno defenzivna do svojega časa. Če ga ne boš razporedila sama, ti ga bo razdelil nekdo drug.

Aja, pa še nekaj – tega sistema nikoli ne zmagaš! Vedno znova se porajajo novi izzivi, spremembe in prioritete. Naj upravljanje s časom ne bo rutina, ampak vznemirljiva pot kako živeti svoje najboljše življenje. Maš to!  

Majo Voje in njene resnično dragocene podjetniške vsebine lahko spremljaš na Linkedinu, Instagramu, Twitterju ali njeni spletni strani.